Zapytanie ofertowe na SEO: wzór i przykład do wysłania agencjom

Zapytanie ofertowe to prośba o przygotowanie oferty na warunkach, które opisujesz z góry. Przy wyborze agencji SEO pełni dwie role. Daje wszystkim agencjom te same informacje, więc ich oferty da się porównać. I zmusza firmę, żeby przed rozmowami sama ustaliła, czego oczekuje: jaki ma cel, ile może wydać i co chce zatrzymać po swojej stronie.

Bez zapytania każda agencja dopytuje o coś innego i wycenia coś innego. Jedna proponuje listę fraz i dwa teksty miesięcznie, druga audyt i rozliczenie za efekt, trzecia pakiet z kampanią Google Ads. Porównujesz wtedy trzy różne usługi, a nie trzy ceny tej samej usługi.

Zapytanie ofertowe warto wysłać, gdy wybierasz agencję pierwszy raz, zmieniasz obecną, wchodzisz na nowy rynek albo chcesz dodać do SEO widoczność w AI. Także przed nową stroną lub jej przebudową: Google pisze, że to dobry moment na zatrudnienie specjalisty SEO, i to im wcześniej, tym lepiej. Przy małym, jednorazowym zleceniu, np. samym audycie, wystarczy krótki e-mail z adresem strony i celem.

Ważne: wzór jest przeznaczony dla firm, które same wybierają wykonawcę. To nie jest dokument w trybie zamówień publicznych ani wzór do projektów z dotacji, gdzie obowiązują osobne zasady i dokumenty. Nie jest też poradą prawną.

Jeśli zamawiasz nową stronę internetową, a nie samo pozycjonowanie, zamiast zapytania ofertowego na SEO użyj briefu strony internetowej. Ma osobną część SEO i pytania o przekierowania starych adresów.

Wzór ma dziesięć części. Pierwsze pięć opisuje Twoją firmę i potrzeby. Kolejne pięć mówi agencji, na jakich warunkach chcesz współpracować i w jakiej formie ma odpowiedzieć. Google radzi sprawdzić, czy specjalista SEO pyta o to, co wyróżnia firmę, kim są jej konkurenci, jak wyniki wyszukiwania mogą jej pomóc i jak znajdują ją klienci. Dobre zapytanie ofertowe odpowiada na te pytania z góry.

Całość mieści się na trzech, czterech stronach. Dłuższe zapytanie rzadko daje lepsze oferty, za to wydłuża czas odpowiedzi. Szczegóły, np. pełną listę podstron albo eksport zapytań z Search Console, dołącz jako załącznik albo pokaż na rozmowie.

1. Ustal cel i budżet w firmie. Zanim napiszesz do agencji, uzgodnij wewnętrznie, co ma się zmienić w ciągu 12 miesięcy i ile możesz wydawać miesięcznie. Bez tego zapytanie będzie zbyt ogólne, a oferty – przypadkowe.
2. Zbierz dane o stanie wyjściowym. Kliknięcia z Search Console i zapytania od klientów z GA4 za ostatnie 12 miesięcy, lista najważniejszych podstron, daty migracji i zmian strony, informacja o poprzednich agencjach. Szybki obraz techniki da darmowy audyt SEO z oceną 1–100.
3. Opisz zakres prac. Dla każdego obszaru zaznacz, czy ma być w ofercie, czy opcjonalnie, czy jest poza zakresem.
4. Wpisz warunki współpracy. Konta, prawa do treści, linki, okres wypowiedzenia i to, z jakich danych ma powstawać raport.
5. Wybierz pytania do agencji. 10–12 pytań, na które chcesz dostać odpowiedź na piśmie, a nie tylko na rozmowie.
6. Ustal formę oferty, terminy i kryteria. Jak ma wyglądać wycena, do kiedy czekasz na pytania i oferty, kiedy rozmowy i decyzja, według jakich kryteriów i wag wybierzesz.
7. Wyślij to samo zapytanie 3–5 agencjom. Odpowiadaj na pytania wszystkim naraz, żeby każda agencja miała te same informacje.

Na przygotowanie oferty daj agencjom co najmniej 7–10 dni roboczych. Rzetelna oferta wymaga przejrzenia strony, fraz i konkurencji, a to trwa dłużej niż wypełnienie cennika. Podaj też wcześniejszy termin na pytania – zwykle kilka dni po wysłaniu – i datę decyzji, żeby agencje wiedziały, kiedy się odezwiesz.

Cel: zapytania od klientów, nie „pierwsze miejsce”

Napisz, jaki wynik biznesowy ma dać SEO i jak go dziś mierzysz. Zdanie „więcej zapytań od klientów o remont łazienki w Warszawie z wyników organicznych, dziś ok. … miesięcznie według GA4” mówi agencji więcej niż „chcemy być wysoko w Google”. Jeśli zapytań od klientów nie mierzysz, napisz to wprost. Ustawienie pomiaru w GA4 jako zdarzeń kluczowych będzie wtedy pierwszym zadaniem w każdej ofercie.

Nie proś o gwarancję pozycji. Google pisze, że nikt nie może zagwarantować pierwszego miejsca w rankingu, i radzi uważać na specjalistów, którzy to obiecują. Zamiast tego zapytaj, jakich wyników agencja się spodziewa, w jakim czasie i jak zmierzy postęp. To jedno z pytań, które Google wymienia w poradniku o wyborze specjalisty SEO.

Stan wyjściowy: co udostępnić przed wyceną

Im więcej agencja wie na starcie, tym mniej ogólników w ofercie. Opisz system strony (np. WordPress, Shopify, własny), liczbę podstron, wersje językowe, ostatnie migracje i spadki ruchu oraz to, czym zajmowała się poprzednia agencja. Dopisz, kto ma dostęp do kont i czy dane są kompletne. Brak danych to też informacja – wpisz „brak” zamiast zgadywać.

Jeśli chcesz, żeby agencje zajrzały do Search Console przed ofertą, dodaj je jako użytkowników z ograniczonym dostępem. Google radzi, żeby na etapie audytu dawać specjaliście SEO dostęp tylko do odczytu, bez prawa zapisu. Użytkownik z ograniczonym dostępem może przeglądać większość danych, ale nie zarządza usługą. W GA4 odpowiednikiem jest rola Przeglądający. Po wyborze oferty usuń dostęp agencjom, które odpadły.

Zakres prac: trzy kolumny zamiast listy życzeń

Typowe obszary to audyt i poprawki techniczne, strony usług lub kategorii, nowe treści, linki, SEO lokalne i wizytówka Google, widoczność w AI, pomiar i raportowanie oraz wsparcie przy migracji. Dla każdego zaznacz: w ofercie, opcjonalnie albo poza zakresem. Przy treściach i linkach poproś o liczbę miesięcznie i opis, co się za nią kryje. Inaczej jedna agencja wyceni rozbudowane poradniki, a druga krótkie wpisy, i obie napiszą „2 treści miesięcznie”.

Widoczność w AI wpisz jako część zakresu SEO, a nie osobny projekt. Według Google strona nie musi spełniać dodatkowych wymagań, żeby pojawić się w przeglądach AI – wystarczą podstawowe praktyki SEO. Google radzi też sprawdzić, czy porady agencji w zakresie usług „AEO” i „GEO” są zgodne z jego oficjalnymi wskazówkami. Zapytaj więc, jak agencja mierzy obecność firmy w odpowiedziach ChatGPT i w przeglądzie AI: ile pytań, w których narzędziach i jak często. Jak wygląda taki pomiar u nas, opisujemy przy audycie widoczności w AI.

Warunki wpisane w zapytaniu ofertowym oszczędzają czas obu stronom. Agencja, która ich nie akceptuje, powie to przed rozmową, a nie przy podpisywaniu umowy. Najważniejsze z nich:

• Konta na firmie. Search Console, GA4, Menedżer tagów, wizytówka Google i konto reklamowe należą do Ciebie, a agencja dostaje uprawnienia. W Search Console właściciel ma pełną kontrolę nad usługą i nadaje uprawnienia innym. W GA4 użytkownikami zarządza rola Administrator. W wizytówce zostań głównym właścicielem, a agencję dodaj jako menedżera: menedżer edytuje profil, ale nie może dodawać ani usuwać użytkowników.
• Prawa do treści. Teksty, zdjęcia i grafiki przygotowane w ramach współpracy przechodzą na Ciebie, a umowa wymienia pola eksploatacji.
• Linki zostają. Odnośniki zdobyte w trakcie współpracy nie znikają po jej zakończeniu, a ich lista jest częścią raportu. Agencja nie kupuje linków: Google zalicza kupowanie i sprzedawanie linków wpływających na pozycje do spamu.
• Okres wypowiedzenia. Wpisz, jakiego oczekujesz, np. miesięcznego, i czy akceptujesz automatyczne przedłużenie umowy.
• Raport z Twoich danych. Co miesiąc: co zrobiono, jak zmieniły się zapytania od klientów i kliknięcia w Twojej Search Console i GA4 oraz co dalej. Pozycje fraz obok tych danych, a nie zamiast nich.
• Zmiany na stronie po akceptacji. Lista zmian przed wdrożeniem i dziennik prac. Google przypomina, że za działania wynajętej firmy odpowiada właściciel strony.

Co sprawdzić w umowie i jak odzyskać konta oraz dane od poprzedniego wykonawcy, opisujemy w poradniku o zmianie agencji SEO. Wzór nie jest poradą prawną: przy umowie na dużą kwotę pokaż ją prawnikowi.

Pytania, na które agencja odpowiada na piśmie

Część pytań pochodzi z poradnika Google o wyborze specjalisty SEO, część z naszego zestawienia 12 pytań przed podpisaniem umowy z agencją SEO. Wybierz 10–12 i poproś o odpowiedzi w ofercie, a nie dopiero na rozmowie:

1. Jakich wyników spodziewacie się w naszym przypadku, w jakim czasie i jak je zmierzycie?
2. Co zrobicie w pierwszych trzech miesiącach i w jakiej kolejności?
3. Kto konkretnie będzie pracował nad naszą stroną i jak będziemy się kontaktować?
4. Czy pokażecie przykładowy raport albo demo panelu?
5. Jakie macie doświadczenie w naszej branży i na naszym rynku (miasto, kraj, języki)?
6. Czy stosujecie się do podstawowych zasad wyszukiwarki Google i skąd zdobywacie linki?
7. Czy będziemy akceptować zmiany na stronie przed wdrożeniem i czy dostaniemy listę wszystkich zmian?
8. Jak mierzycie widoczność w ChatGPT i w przeglądzie AI w Google?
9. Co dokładnie obejmuje cena: ile fraz, treści, linków lub godzin miesięcznie?
10. Na jak długo jest umowa, jaki jest okres wypowiedzenia i czy są opłaty przy wyjściu?
11. Co się stanie, jeśli po trzech miesiącach nie będzie postępu?
12. Czy możemy porozmawiać z obecnym albo byłym klientem?

Poniżej fragment wzoru wypełniony dla fikcyjnej firmy remontowej z Warszawy. Liczby są przykładowe – wpisz własne z Search Console i GA4.

Przykładowy e-mail z zapytaniem ofertowym

Temat: Zapytanie ofertowe – pozycjonowanie strony [adres strony]

Dzień dobry, szukamy agencji, która od [miesiąc] poprowadzi pozycjonowanie naszej strony [adres]. W załączniku przesyłam zapytanie ofertowe z opisem firmy, celu, stanu strony i zakresu prac. To samo zapytanie wysyłamy do kilku agencji. Pytania prosimy kierować na ten adres do [data], a ofertę przesłać do [data]. Wybrane agencje zaprosimy na rozmowę w tygodniu od [data]. Zapytanie nie zobowiązuje nas do zawarcia umowy. Pozdrawiam, [imię i nazwisko, stanowisko, telefon]

Krótki e-mail i szczegóły w załączniku działają lepiej niż długa wiadomość: agencja przekaże PDF specjaliście, który przygotuje ofertę, a Ty masz pewność, że każdy dostał to samo.

Gdy oferty przyjdą, oceń je w jednej tabeli. Każde kryterium ma wagę, a każda oferta dostaje za nie 0, 1 albo 2 punkty: 0 – brak odpowiedzi albo ogólnik, 1 – odpowiedź częściowa, 2 – konkretna odpowiedź z dowodem (raport, przykład, zapis w umowie). Wynik oferty to suma iloczynów wagi i oceny. Wagi poniżej to nasza propozycja. Zmień je, jeśli dla Twojej firmy coś jest ważniejsze, ale zrób to przed otwarciem ofert, a nie po.

Jak porównać ceny ofert SEO

Sprowadź każdą ofertę do kosztu 12 miesięcy: kwota miesięczna razy 12 plus koszty jednorazowe, np. audyt, wdrożenie czy opłata startowa. Dopiero wtedy porównuj. Przy rozliczeniu za efekt policz, ile zapłacisz, jeśli frazy z umowy wejdą do TOP 10, i sprawdź, czy klienci w ogóle ich szukają. Różnice między modelami opisujemy w porównaniu pozycjonowanie za efekt czy abonament.

Nie wybieraj automatycznie najtańszej oferty. Gdy różnica w cenie jest duża, zwykle różni się zakres: liczba treści, linków albo godzin pracy. Dopytaj o to na rozmowie i zapisz odpowiedź obok oceny. Ceny naszych pakietów i warunki umowy znajdziesz w cenniku pozycjonowania.

• Brak celu. „Prosimy o wycenę pozycjonowania” bez informacji, co ma się zmienić i jak to mierzysz.
• Długa lista fraz zamiast celu. Agencja wyceni frazy, ale nie wiesz, czy przyniosą klientów. Lepiej opisać usługi i pytania klientów, a dobór fraz zostawić agencji do uzasadnienia w ofercie.
• Kopia wzoru z zamówień publicznych. Formularze i oświadczenia z przetargów nic nie mówią o SEO, a zniechęcają mniejsze agencje do odpowiedzi.
• Różne informacje dla różnych agencji. Odpowiedź udzielona tylko jednej agencji sprawia, że oferty przestają być porównywalne.
• Za krótki termin. Dwa dni na ofertę to zaproszenie do wysłania standardowego pakietu.
• Prośba o gwarancję TOP 1. Uczciwa agencja jej nie da, więc premiujesz tych, którzy obiecują więcej, niż mogą.
• Wysyłka do kilkunastu agencji. Nie przeczytasz rzetelnie tylu ofert i nie porozmawiasz z każdą. Lepiej 3–5 sprawdzonych firm.
• Pominięte warunki współpracy. Sprawa kont, treści i linków wychodzi na jaw dopiero przy umowie albo przy zmianie agencji.
• Brak informacji o budżecie. Jeśli masz górny limit, podaj go albo widełki. Agencje dopasują zakres, zamiast zgadywać.

Jeśli najpierw chcesz wiedzieć, jaki zakres prac jest w ogóle potrzebny, zacznij od audytu SEO albo rozpisz cele w szablonie strategii SEO. Strategia daje gotowe odpowiedzi do części 2–5 zapytania ofertowego.